คำตอบโดยสรุป: ต้นทุนแท้จริงของไซต์ รปภ. คือค่าแรงปกติและ OT ของจำนวนกะที่ต้องมีคนจริง รวมกับค่าคนแทนวันหยุดและวันลา ค่าทำงานวันหยุดตามประเพณี ประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทนส่วนนายจ้าง เครื่องแบบและอุปกรณ์ ค่าสายตรวจ ค่าอบรมและสรรหาคนใหม่ ประกันภัย และค่าบริหารสำนักงาน เมื่อรวมได้ต้นทุนทั้งหมดแล้ว ให้ตั้งราคาโดย ราคา = ต้นทุนรวม ÷ (1 − อัตรากำไรที่ต้องการ) และใส่เงื่อนไขปรับราคาเมื่อค่าแรงขั้นต่ำเปลี่ยนไว้ในสัญญา

ทำไมบริษัท รปภ. จำนวนมากรับงานแล้วขาดทุน

ธุรกิจ รปภ. แข่งขันด้านราคาสูงมาก โดยเฉพาะงานนิติบุคคลหมู่บ้านและคอนโดที่ใช้การเปิดซองเปรียบเทียบราคา บริษัทจำนวนมากจึงตั้งราคาด้วยสูตรง่าย ๆ คือ "ค่าแรง รปภ. 2 คน บวกกำไรเล็กน้อย" ซึ่งดูสมเหตุสมผลในวันที่เสนอราคา แต่เมื่อเริ่มงานจริงจะพบว่า

  • สองคนทำงานครบ 30 วันไม่ได้ เพราะต้องมีวันหยุดประจำสัปดาห์ จึงต้องจ้างคนแทนเพิ่ม
  • กะ 12 ชั่วโมงมี OT ทุกวัน และวันหยุดตามประเพณีต้องจ่ายหลายเท่า
  • ต้องจ่ายประกันสังคมส่วนนายจ้าง ค่าเครื่องแบบ และค่าสายตรวจที่ต้องวิ่งดูไซต์
  • รปภ. ลาออกบ่อย ต้องเสียค่าสรรหาและอบรมคนใหม่ตลอดปี

ผลคือกำไรที่คาดไว้ 10–15% กลายเป็นขาดทุน หรือบริษัทต้องหาทางลดต้นทุนด้วยการให้ รปภ. ควงกะหรือจ่าย OT ไม่ครบ ซึ่งนำไปสู่ปัญหากฎหมายและคุณภาพงานที่แย่ลงจนเสียลูกค้าในที่สุด

แตกต้นทุนของจุดประจำ 24 ชั่วโมงทีละบรรทัด

ตัวอย่างนี้ใช้สมมติฐานเพื่ออธิบายวิธีคิด ได้แก่ จุดประจำ 24 ชั่วโมง กะละ 12 ชั่วโมง 2 กะต่อวัน ค่าจ้างวันละ 400 บาท รปภ. ประจำจุดตลอดกะจึงคิด OT 4 ชั่วโมงต่อกะ (ค่ากะละ 700 บาท ตามวิธีใน คิดค่าแรง รปภ. กะ 12 ชั่วโมง) และเฉลี่ยเดือนละ 30.4 วัน หรือ 60.8 กะ

รายการต้นทุนต่อเดือนวิธีคิดตัวอย่าง (บาท)
1. ค่าแรงปกติ + OT ทุกกะ60.8 กะ × 70042,560
2. ค่าทำงานวันหยุดตามประเพณีและวันลาที่มีค่าจ้างส่วนต่างอัตราวันหยุดและค่าจ้างวันลาของ รปภ. ประมาณ 2.5–3 คน2,000
3. ประกันสังคมส่วนนายจ้าง5% ของค่าจ้าง (ไม่เกินเพดานต่อคน)2,200
4. กองทุนเงินทดแทนตามอัตราประเภทกิจการ200
5. เครื่องแบบและอุปกรณ์ประจำจุดเฉลี่ยรายปีเป็นรายเดือน600
6. สรรหา อบรม และใบอนุญาตพนักงานใหม่เฉลี่ยจากอัตราการลาออก800
7. สายตรวจและหัวหน้าเขตเงินเดือน + รถ + น้ำมัน ÷ จำนวนจุดที่ดูแล2,000
8. ประกันภัยความรับผิดเฉลี่ยต่อจุด500
9. ระบบและเครื่องมือสื่อสารแอป มือถือประจำป้อม ค่าอินเทอร์เน็ต500
ต้นทุนตรงรวม51,360
10. ค่าบริหารสำนักงาน (ฝ่ายบุคคล บัญชี ธุรการ)ประมาณ 10% ของต้นทุนตรง5,136
ต้นทุนรวมทั้งหมด56,496

สังเกตว่าบรรทัดที่ 1 ซึ่งเป็นค่าแรงที่จ่ายตรงให้ รปภ. คิดเป็นประมาณ 75% ของต้นทุนรวมเท่านั้น อีก 25% คือต้นทุนที่บริษัทจำนวนมากไม่ได้ใส่ในการคำนวณราคา ตัวเลขแต่ละบรรทัดของแต่ละบริษัทจะต่างกัน แต่โครงสร้างนี้ใช้ได้กับทุกบริษัท

สูตรตั้งราคาที่ถูกต้อง: อย่าบวกเปอร์เซ็นต์บนต้นทุน

ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการบวกกำไรด้วยการคูณต้นทุน เช่น ต้นทุน × 1.10 แล้วคิดว่าได้กำไร 10% แต่ความจริงกำไรเมื่อเทียบกับราคาขายจะต่ำกว่า 10% สูตรที่ควรใช้คือ

ราคาเสนอ (ก่อน VAT) = ต้นทุนรวม ÷ (1 − อัตรากำไรสุทธิที่ต้องการ)

อัตรากำไรที่ต้องการคำนวณราคาเสนอต่อเดือน (ก่อน VAT)
8%56,496 ÷ 0.92ประมาณ 61,400
10%56,496 ÷ 0.90ประมาณ 62,800
12%56,496 ÷ 0.88ประมาณ 64,200
15%56,496 ÷ 0.85ประมาณ 66,500

หากคู่แข่งเสนอราคาจุดประจำ 24 ชั่วโมงที่ 48,000 บาทต่อเดือนภายใต้เงื่อนไขค่าจ้างเดียวกัน ก็มีความเป็นไปได้สูงว่าราคานั้นไม่ได้รวมต้นทุนบางส่วน หรือคิดจากชั่วโมงทำงานที่ไม่สอดคล้องกับกฎหมาย ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์มากเมื่ออธิบายให้คณะกรรมการลูกค้าเข้าใจว่าทำไมราคาของคุณจึงสูงกว่า

ต้นทุนแฝงที่ทำให้กำไรหายระหว่างสัญญา

  • OT ที่เกิดจริงสูงกว่าที่คิด: เมื่อคนแทนไม่พอ รปภ. ต้องควงกะ ค่า OT พุ่งและเสี่ยงเกินเพดานกฎหมาย (ดู การวางทีมสำรอง)
  • ลูกค้าขอเพิ่มงานนอกขอบเขต: เช่น ให้ รปภ. ช่วยรับพัสดุ เก็บค่าจอดรถ หรือดูแลสระว่ายน้ำ โดยไม่ปรับราคา
  • การปรับค่าแรงขั้นต่ำและเพดานประกันสังคม: หากสัญญาไม่มีเงื่อนไขปรับราคา บริษัทต้องรับต้นทุนส่วนเพิ่มเองทั้งหมด (ดู เพดานประกันสังคมใหม่)
  • เครดิตเทอมยาว: บริษัทจ่ายเงินเดือน รปภ. เดือนละสองครั้ง แต่ลูกค้าจ่ายเงินหลังวางบิล 30–60 วัน ทำให้ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนสูง และมีต้นทุนดอกเบี้ยแฝง
  • ภาษีหัก ณ ที่จ่าย: ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการ แม้นำไปเครดิตภาษีได้ภายหลัง แต่กระทบกระแสเงินสดระหว่างปี
  • ค่าปรับตามสัญญา: สัญญาบางฉบับกำหนดค่าปรับเมื่อขาดคน หากไม่มีระบบตรวจพบและส่งคนแทนได้เร็ว ค่าปรับจะกินกำไรทั้งเดือน

เงื่อนไขสัญญาที่ช่วยปกป้องกำไร

  • ระบุจำนวนจุดประจำ ชั่วโมงทำงาน และขอบเขตหน้าที่ให้ชัดเจน งานนอกขอบเขตคิดค่าบริการเพิ่ม
  • มีเงื่อนไขปรับราคาเมื่อมีการประกาศปรับค่าจ้างขั้นต่ำหรือเพดานเงินสมทบประกันสังคม
  • กำหนดอัตราพิเศษสำหรับการขอ รปภ. เพิ่มชั่วคราวในวันหยุดหรือมีงานกิจกรรม
  • กำหนดเครดิตเทอมไม่เกินความสามารถด้านเงินทุนหมุนเวียนของบริษัท
  • กำหนดค่าปรับอย่างสมเหตุสมผล และนิยามให้ชัดว่าการขาดคนนับอย่างไร
  • ระบุรูปแบบรายงานผลงานที่จะส่งให้ลูกค้า เพื่อใช้เป็นหลักฐานคุณภาพบริการ

ติดตามกำไรรายไซต์ทุกเดือน ไม่ใช่ปีละครั้ง

การตั้งราคาที่ถูกต้องเป็นเพียงครึ่งเดียว อีกครึ่งคือการรู้ว่าแต่ละไซต์ทำกำไรจริงเท่าไรในแต่ละเดือน บริษัทที่ดูกำไรรวมทั้งบริษัทเพียงอย่างเดียว จะไม่รู้ว่ามีไซต์ไหนที่ขาดทุนต่อเนื่องและกำลังกินกำไรของไซต์อื่น

เมื่อข้อมูลเวลาทำงานจริงจากระบบลงเวลาผูกกับไซต์ ระบบ HRPM Guard สามารถสรุปค่าแรง OT และชั่วโมงทำงานจริงรายไซต์เทียบกับราคาสัญญาได้ทุกเดือน ผู้บริหารจึงเห็นทันทีว่าไซต์ไหนมี OT สูงผิดปกติ ไซต์ไหนต้องเจรจาปรับราคาตอนต่อสัญญา และไซต์ไหนควรปรับวิธีจัดเวร ข้อมูลเดียวกันนี้ยังใช้ประกอบการเจรจากับลูกค้าในช่วง เตรียมต่อสัญญา ได้อย่างมีน้ำหนัก

คำถามที่พบบ่อย

จุด รปภ. 24 ชั่วโมงควรเสนอราคาเท่าไร

ขึ้นกับค่าจ้างในพื้นที่ รูปแบบกะ และต้นทุนของแต่ละบริษัท ควรคำนวณจากต้นทุนรวมทุกบรรทัด ได้แก่ ค่าแรงและ OT คนแทน วันหยุด ประกันสังคม เครื่องแบบ สายตรวจ และค่าบริหาร แล้วหารด้วย (1 − อัตรากำไรที่ต้องการ)

ค่าแรง รปภ. คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของต้นทุนทั้งหมด

โดยทั่วไปค่าแรงที่จ่ายตรงให้ รปภ. รวม OT คิดเป็นประมาณ 75–80% ของต้นทุนรวม ส่วนที่เหลือคือประกันสังคม คนแทน เครื่องแบบ สายตรวจ การสรรหา และค่าบริหาร

บวกกำไร 10% ควรคิดอย่างไร

ให้นำต้นทุนรวมหารด้วย 0.90 แทนการคูณด้วย 1.10 เพราะการคูณ 1.10 จะได้กำไรเทียบกับราคาขายเพียงประมาณ 9.1%

ควรใส่เงื่อนไขอะไรในสัญญาจ้าง รปภ. เพื่อป้องกันขาดทุน

ควรมีเงื่อนไขปรับราคาเมื่อค่าแรงขั้นต่ำหรือเพดานประกันสังคมเปลี่ยน ระบุขอบเขตงานชัดเจน คิดค่าบริการเพิ่มสำหรับงานนอกขอบเขต และกำหนดเครดิตเทอมกับค่าปรับให้สมเหตุสมผล

ตัวเลขในบทความเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีคิดเท่านั้น ต้นทุนจริงขึ้นกับค่าจ้างขั้นต่ำในพื้นที่ ข้อตกลงการจ้าง และโครงสร้างต้นทุนของแต่ละบริษัท