พ.ร.บ. ธุรกิจรักษาความปลอดภัย 2558: บริษัท รปภ. ต้องทำอะไรบ้าง (ใบอนุญาตบริษัทและบัตร รปภ.)

กฎหมายฉบับนี้ออกมาเพื่ออะไร และใช้กับใครบ้าง

ก่อนมีกฎหมายฉบับนี้ ธุรกิจรักษาความปลอดภัยในไทยเปิดได้ค่อนข้างอิสระ มาตรฐานของแต่ละบริษัทจึงแตกต่างกันมาก ตั้งแต่บริษัทที่ฝึกอบรมพนักงานอย่างดี ไปจนถึงบริษัทที่รับคนเข้าทำงานแล้วส่งไปยืนป้อมในวันเดียวกัน พ.ร.บ. ธุรกิจรักษาความปลอดภัย พ.ศ. 2558 จึงถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับอาชีพนี้ให้มีมาตรฐาน ตรวจสอบประวัติพนักงานได้ และคุ้มครองผู้ว่าจ้างที่ฝากชีวิตและทรัพย์สินไว้กับ รปภ.

กฎหมายมีผลกับสองกลุ่มหลัก คือ ผู้ประกอบธุรกิจรักษาความปลอดภัย ซึ่งหมายถึงนิติบุคคลที่รับจ้างให้บริการ รปภ. แก่บุคคลหรือองค์กรอื่น และ พนักงานรักษาความปลอดภัย ที่บริษัทเหล่านั้นส่งไปปฏิบัติงาน หน่วยงานที่กำกับดูแลอยู่ภายใต้สำนักงานตำรวจแห่งชาติ โดยมีคณะกรรมการธุรกิจรักษาความปลอดภัยเป็นผู้กำหนดนโยบายและมาตรฐาน และมีนายทะเบียนทั้งในกรุงเทพฯ และต่างจังหวัดเป็นผู้ออกใบอนุญาต

ใบอนุญาตประกอบธุรกิจรักษาความปลอดภัย: บริษัทต้องเตรียมอะไร

บริษัทที่จะรับงาน รปภ. ต้องยื่นขอใบอนุญาตก่อนเริ่มให้บริการ ใบอนุญาตมีอายุ 5 ปีนับจากวันออก และต้องยื่นต่ออายุก่อนหมดอายุ ประเด็นที่นายทะเบียนพิจารณาโดยทั่วไป ได้แก่

• สถานะนิติบุคคลและวัตถุประสงค์: ต้องจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด และระบุวัตถุประสงค์ประกอบธุรกิจรักษาความปลอดภัยไว้ชัดเจน
• สัดส่วนผู้ถือหุ้นและกรรมการ: กฎหมายกำหนดเงื่อนไขเรื่องสัญชาติไทยของผู้ถือหุ้นและกรรมการ เพื่อไม่ให้ธุรกิจด้านความมั่นคงตกอยู่ภายใต้การควบคุมจากต่างชาติ
• คุณสมบัติของผู้บริหาร: กรรมการและผู้จัดการต้องไม่มีลักษณะต้องห้าม เช่น เคยต้องโทษในความผิดบางประเภทตามที่กฎหมายระบุ
• ทุนและความพร้อมในการดำเนินงาน: มีสำนักงานที่ตั้งชัดเจน และมีความพร้อมด้านบุคลากรตามหลักเกณฑ์ที่กฎกระทรวงกำหนด

พนักงาน รปภ. ต้องมีคุณสมบัติอะไร และต้องมีใบอนุญาตหรือไม่

ต้องมี พนักงานที่บริษัทส่งไปปฏิบัติหน้าที่ต้องได้รับใบอนุญาตเป็นพนักงานรักษาความปลอดภัยรับอนุญาต ใบอนุญาตนี้มีอายุ 3 ปี คุณสมบัติหลักที่กฎหมายกำหนด ได้แก่

• มีสัญชาติไทย
• อายุไม่ต่ำกว่า 18 ปีบริบูรณ์
• สำเร็จการศึกษาภาคบังคับเป็นอย่างน้อย
• ผ่านการฝึกอบรมหลักสูตรพนักงานรักษาความปลอดภัยจากสถาบันหรือสถานฝึกอบรมที่ได้รับการรับรอง
• ไม่มีลักษณะต้องห้าม เช่น เคยได้รับโทษในความผิดบางประเภท หรือเป็นผู้ติดยาเสพติด

ในทางปฏิบัติ ขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดคือการตรวจสอบประวัติและการรอรอบฝึกอบรม บริษัทที่ต้องการขยายไซต์อย่างรวดเร็วจึงควรวางแผนกำลังคนล่วงหน้า ไม่ใช่รับคนเข้ามาแล้วส่งลงไซต์ทันทีโดยยังไม่มีใบอนุญาต

หน้าที่ของบริษัทในฐานะนายจ้างตามกฎหมาย

นอกจากการถือใบอนุญาตแล้ว บริษัทยังมีหน้าที่ต่อเนื่องที่ต้องทำตลอดอายุธุรกิจ ซึ่งมักถูกมองข้ามเมื่อบริษัทเติบโตเร็ว

1. จัดทำทะเบียนพนักงาน: บันทึกประวัติ เลขที่และวันหมดอายุใบอนุญาต ไซต์ที่ประจำ และวันเข้า-ออกงานของพนักงานทุกคน
2. แจ้งการรับเข้าและพ้นสภาพ: แจ้งนายทะเบียนเมื่อมีพนักงานเข้าใหม่หรือลาออกภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
3. ใช้เครื่องแบบที่ได้รับอนุญาต: เครื่องแบบและเครื่องหมายต้องไม่คล้ายเครื่องแบบทหารหรือตำรวจ และต้องเป็นแบบที่บริษัทแจ้งไว้
4. จัดให้มีการฝึกอบรมและทบทวน: ให้พนักงานมีความรู้ตามมาตรฐานและพร้อมปฏิบัติหน้าที่
5. ไม่ส่งพนักงานที่ไม่มีใบอนุญาตไปปฏิบัติงาน: รวมถึงพนักงานที่ใบอนุญาตหมดอายุแล้วแต่ยังไม่ได้ต่อ

สรุปเอกสารสำคัญและรอบการต่ออายุ

ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริงเมื่อเอกสารตกหล่น

กฎหมายกำหนดโทษทั้งทางปกครองและทางอาญาสำหรับการฝ่าฝืน เช่น การประกอบธุรกิจโดยไม่มีใบอนุญาต หรือการให้บุคคลที่ไม่มีใบอนุญาตปฏิบัติหน้าที่ แต่ในมุมธุรกิจ ความเสียหายที่หนักกว่าค่าปรับมักมาจากสถานการณ์เหล่านี้

• เกิดเหตุในไซต์แล้วพบว่า รปภ. ใบอนุญาตหมดอายุ: ลูกค้าและบริษัทประกันอาจใช้เป็นเหตุปฏิเสธความรับผิดหรือเรียกค่าเสียหายเพิ่ม
• ลูกค้าองค์กรขอตรวจเอกสารก่อนต่อสัญญา: โรงงานและอาคารสำนักงานหลายแห่งตรวจเอกสาร รปภ. ทุกปี ถ้าไม่ครบอาจตกรอบประมูล
• ต้องถอนคนออกจากไซต์กะทันหัน: เมื่อพบว่าใบอนุญาตหมดอายุ บริษัทต้องหาคนแทนทันที ทำให้ตารางเวรทั้งระบบรวน (ดูวิธีรับมือใน จัดตารางเวร รปภ. หลายไซต์)

เช็กลิสต์การปฏิบัติตาม พ.ร.บ. สำหรับผู้บริหาร

• ใบอนุญาตประกอบธุรกิจยังไม่หมดอายุ และมีแจ้งเตือนต่ออายุล่วงหน้าอย่างน้อย 90 วัน
• พนักงานทุกคนในตารางเวรมีเลขที่ใบอนุญาตและวันหมดอายุบันทึกในระบบ
• มีรายงานรายเดือนว่าใบอนุญาตของใครจะหมดอายุใน 30, 60 และ 90 วันข้างหน้า
• พนักงานใหม่ไม่ถูกจัดลงกะจนกว่าเอกสารจะครบ
• มีการแจ้งนายทะเบียนเมื่อรับเข้าหรือพนักงานพ้นสภาพ และเก็บหลักฐานการแจ้ง
• เอกสารประวัติและผลตรวจสอบถูกเก็บแยก จำกัดผู้เข้าถึง และมีระยะเวลาการเก็บชัดเจน
• สามารถส่งสำเนาเอกสาร รปภ. ประจำไซต์ให้ลูกค้าตรวจได้ภายในวันเดียว

ระบบดิจิทัลช่วยให้ทำตามกฎหมายได้ง่ายขึ้นอย่างไร

บริษัทที่มีพนักงานหลักร้อยคนจะมีใบอนุญาตหมดอายุแทบทุกสัปดาห์ การติดตามด้วย Excel ที่ต้องเปิดดูเองจึงพลาดได้ง่าย โปรแกรมบริหารงาน รปภ. อย่าง HRPM Guard เก็บเลขที่และวันหมดอายุใบอนุญาตไว้ในประวัติพนักงาน แจ้งเตือนฝ่ายบุคคลล่วงหน้า และป้องกันไม่ให้จัดพนักงานที่ใบอนุญาตหมดอายุลงตารางเวรได้ตั้งแต่ต้น ข้อมูลเหล่านี้ยังออกเป็นรายงานแนบเอกสารส่งลูกค้าได้ทันที ซึ่งช่วยเรื่องความน่าเชื่อถือตอนต่อสัญญาด้วย

สำหรับการเก็บเอกสารส่วนบุคคลของพนักงานอย่างถูกต้อง อ่านต่อได้ที่ PDPA สำหรับบริษัท รปภ.

คำถามที่พบบ่อย

บทความนี้จัดทำเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปสำหรับผู้บริหารธุรกิจรักษาความปลอดภัย ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย รายละเอียดของหลักเกณฑ์ แบบฟอร์ม และค่าธรรมเนียมอาจเปลี่ยนแปลงตามกฎกระทรวงและประกาศล่าสุด ควรตรวจสอบกับนายทะเบียนหรือที่ปรึกษากฎหมายก่อนดำเนินการ